Teclear los partes de viajeros uno a uno en el portal de SES.HOSPEDAJES es lento: cada estancia son decenas de campos. Para eso existe la alta masiva: subir un archivo con varios partes de una sola vez y que el portal los procese juntos. Esta guía explica dónde está, qué formato usa y los errores que más rechazos provocan.
Qué es la alta masiva
Es la opción «Subir archivos» del portal SES.HOSPEDAJES: en lugar de rellenar el formulario parte a parte, adjuntas un fichero que contiene las comunicaciones de una o varias estancias, con todos sus viajeros. El portal valida el contenido, registra los partes correctos y te indica cuáles han fallado y por qué.
Para usarla necesitas estar dado de alta como arrendador, con tu código de arrendador y tu código de establecimiento. Si aún no lo estás, empieza por la guía de alta en SES.HOSPEDAJES.
Cómo subir el archivo, paso a paso
- Entra en el portal oficial. Accede a la sede electrónica del Ministerio del Interior (trámites de Hospedajes) con tu certificado digital, Cl@ve o credenciales.
- Ve a «Envío de comunicaciones». Es la sección desde la que se mandan los partes al Ministerio.
- Haz clic en «Subir archivos». Es la opción de alta masiva para adjuntar un fichero con varios partes a la vez.
- Adjunta el archivo. Selecciona el fichero XML con tus partes. Si usas Registrator, es el archivo que descargas de tu panel con un clic, ya validado y con el formato oficial.
- Envía y revisa el resultado. El portal valida los datos, registra los partes y te muestra el resultado. Si algún parte falla, te indica el motivo para que lo corrijas y lo vuelvas a subir.
El formato del archivo: lo que hay que saber
- Es un XML con el esquema oficial del Ministerio, no un Excel ni un CSV. Cada parte lleva los datos de la estancia (fechas, referencia) y de cada viajero (identidad, documento, dirección, contacto).
- Un archivo, un establecimiento. El esquema admite un único establecimiento por fichero: con varios alojamientos, un archivo por cada uno.
- Los municipios van con su código INE, no con el nombre escrito; las fechas, en el formato exacto que exige el esquema.
Los rechazos más comunes (y cómo evitarlos)
| Error | Causa habitual | Cómo evitarlo |
|---|---|---|
| Municipio no válido | Nombre escrito a mano o código INE equivocado | Usar el código INE oficial del municipio de residencia del viajero |
| Documento rechazado | Confundir el número de soporte del DNI/NIE con el número del documento | El soporte es el código que empieza por 3 letras (p. ej. IDESP en el DNI); revisarlo carácter a carácter |
| Fecha incorrecta | Formato de fecha distinto del que exige el esquema | No editar el XML a mano; generar el archivo con una herramienta que valide |
| Campo obligatorio vacío | Falta un dato del viajero (contacto, nacimiento, dirección…) | Recoger los datos con un formulario que no permita huecos |
La mayoría de los rechazos nacen al copiar datos a mano. Si el propio huésped rellena sus datos en un formulario que valida cada campo (y escanea su documento en lugar de dictarlo), el archivo sale bien a la primera.
Alta masiva o envío automático: cuál te conviene
La alta masiva ahorra teclear, pero sigue dependiendo de ti: tienes que acordarte, entrar en el portal con tu certificado y subir el archivo dentro de las 24 horas siguientes a cada entrada. El paso siguiente es el envío por servicio web, la vía oficial que el Ministerio ofrece para que un programa comunique los partes automáticamente. Registrator usa las dos: envía cada parte al SES en cuanto el huésped termina el check-in y, si prefieres hacerlo tú (o el servicio del SES está caído), te da el archivo de alta masiva listo para subir.