Parte 2 de 2 · Airbnb. Si aún no la has leído, en la parte 1 lo montamos en Booking.com.
En la parte 1 dejamos programado en Booking.com un mensaje que saluda al huésped en su idioma y le manda el enlace del formulario de check-in. Ahora hacemos lo mismo en Airbnb, que lo llama respuestas rápidas programadas: plantillas que salen solas cuando pasa algo concreto, como una reserva nueva, una llegada o una salida.
La idea es la misma, pero Airbnb funciona distinto en dos cosas: los idiomas y los enlaces. Te lo contamos en cada paso.
Antes de empezar: el enlace de tu formulario
Copia el enlace del formulario de check-in desde tu panel de Registrator (botón
Copiar en la fila del alojamiento). Será algo como
https://registrator.es/formulario/tu-alojamiento. Si tienes varios
anuncios, cada uno lleva el enlace de su alojamiento: haz una respuesta rápida por
alojamiento.
Paso 1: crea la respuesta rápida
- Entra en Airbnb desde el ordenador y haz clic en Mensajes y luego en Configuración (el icono del engranaje).
- Haz clic en Respuestas rápidas y, a continuación, en Crear.
- Ponle un nombre que reconozcas, por ejemplo «Check-in online».
- Escribe el mensaje. Para el nombre del viajero o la fecha de llegada, inserta los detalles que ofrece el editor en lugar de escribirlos: Airbnb los sustituye por los datos de cada reserva. Si un detalle depende de un campo que no has rellenado en tu anuncio, saldrá como no disponible.
- Elige a qué anuncio se aplica: el del alojamiento cuyo enlace has puesto en el mensaje.
Un texto que puedes copiar. Lo marcado son los detalles que inserta Airbnb:
Respuesta rápida «Check-in online»
Hola · Hello · Bonjour · Hallo · Ciao, nombre del viajero 👋
¡Gracias por reservar! Te esperamos el fecha de llegada a partir de las hora de llegada.
La ley española obliga a registrar a todos los viajeros antes de su llegada. Rellena vuestros datos en este formulario; se tarda un par de minutos y puedes escanear el documento con el móvil:
https://registrator.es/formulario/tu-alojamiento
Si viajáis varias personas, puedes añadirlas a todas en el mismo formulario.
Tu código de confirmación es código de confirmación.
Los idiomas en Airbnb: así funciona
Aquí Airbnb va por otro camino que Booking.com. No puedes crear versiones de la misma plantilla en varios idiomas: cada respuesta rápida es un solo texto. A cambio, Airbnb tiene traducción automática en los mensajes y se los muestra a cada huésped en su idioma. El idioma que elijas para la plantilla solo afecta a cómo se traducen los detalles.
Para sacarle partido:
- Escribe en un español sencillo, con frases cortas. Cuanto más claro, mejor sale la traducción.
- Saluda en varios idiomas en la primera línea, como en el ejemplo. Es un detalle de bienvenida que el huésped ve antes de cualquier traducción, sea de donde sea.
- Deja que el formulario haga el resto. El formulario de Registrator se abre solo en el idioma del navegador del huésped, así que rellenarlo será en su idioma, lo traduzca Airbnb o no.
Paso 2: programa cuándo se envía
- Completa la programación y elige cuándo se envía la respuesta rápida. Para el enlace del check-in, lo mejor es en cuanto se confirma la reserva: el huésped lo tiene desde el primer momento y lo rellena con calma.
- Activa «Envíalo para las reservas de última hora y las estancias cortas» si programas el mensaje para unos días antes de la llegada. Si no, Airbnb se lo salta cuando alguien reserva con poca antelación, justo cuando más prisa corre el formulario.
- Haz clic en Guardar. Ten en cuenta que los mensajes salen según la zona horaria del alojamiento.
En cada reserva verás la cronología de las respuestas rápidas que se han enviado y las que están pendientes. Desde ahí puedes adelantar una, omitirla o retocarla antes de que salga.
Ojo con los enlaces en Airbnb
Airbnb quiere que la conversación se quede en su plataforma. Su sistema puede bloquear un mensaje o pedirte que quites texto si detecta enlaces externos, datos de contacto o referencias a otros sitios. En la práctica, un enlace de check-in enviado después de confirmar la reserva suele llegar sin problema, pero Airbnb no lo garantiza. Para no tener sorpresas:
- Programa el mensaje para después de la confirmación, nunca antes de que reserven.
- No añadas teléfonos, emails ni frases como «escríbeme por WhatsApp»: eso es lo que más salta en los filtros, más que el propio enlace.
- Haz una prueba: en tu próxima reserva, abre la conversación y comprueba que el mensaje ha salido con el enlace completo y que se abre en el móvil.
Los pasos de esta guía siguen la ayuda oficial de Airbnb sobre respuestas rápidas programadas, y lo de los enlaces, su artículo sobre mantener la comunicación en Airbnb.
Resumen: Booking.com y Airbnb, cara a cara
| Booking.com | Airbnb | |
|---|---|---|
| Dónde se crea | Establecimiento → Preferencias de mensajes → Plantillas de mensajes | Mensajes → Configuración → Respuestas rápidas |
| Idiomas | Una versión por idioma con el mismo nombre; elige sola la del huésped | Un solo texto; Airbnb lo traduce al idioma del huésped |
| Enlaces | Hay que aprobar el dominio en Ajustes de seguridad o lo borra | Pueden bloquearse; envíalo tras confirmar la reserva y pruébalo |
| Mejor momento | «Cuando la persona hace la reserva» | En cuanto se confirma la reserva |
Y después, ¿qué pasa con los datos?
En cuanto el huésped rellena el formulario, sus datos llegan a tu panel de Registrator y el parte de viajeros se comunica a SES.HOSPEDAJES automáticamente, por el servicio web oficial del Ministerio. Con el mensaje programado en Booking.com y en Airbnb, cada reserva se registra sola, venga de donde venga.